よくある質問

はじめに

安心して通報してもらうために

匿名性と安全性について

匿名で通報できます GuardPlanでは、お名前やメールアドレスを入力せずに通報することができます。 匿名で通報した場合でも、担当者とメッセージのやり取りを行うことが可能です。 （通知を受け取るためにメールアドレスを入力することができます。このメールアドレスは通知を受け取るためだけに使われ、担当者に知られることはありません。） 通報者が特定されることはありません 通報内容は、通報対応を担当する限られたメンバーのみが確認します。 また、GuardPlan上で入力された情報から通報者の個人を特定するための情報が表示されることはありません。 ※ 企業が独自に定める調査ルールや社内規程により、追加の確認が行われる場合があります。 通報内容は安全に管理されます 匿名で通報した場合でも、担当者とメッセージのやり取りを行うことが可能です。 （通知を受け取るためにメールアドレスを入力することができます。 このメールアドレスは通知を受け取るためだけに使われ、担当者に知られることはありません） 通報後も安全にやり取りできます 通報完了後に発行される通報者ポータル用の識別子とアクセスコードを使って、 ・担当者からの連絡を確認する ・追加情報や資料を提出する といったやり取りを、匿名のまま継続することができます。 不利益な取扱いは禁止されています 多くの企業では、通報を理由とした不利益な取扱いを禁止しています。 通報に関する取り扱いは、各社の内部規程・コンプライアンスポリシーに基づいて行われます。 ご不安な場合は 通報内容や匿名性について不安がある場合は、通報内容を送信する前に、入力画面の内容をよくご確認ください。 また、通報後も必要に応じて担当者とのやり取りの中で確認することができます。

通報したい窓口を選ぶ

通報までの流れ

Step 1 | QR コードを読み取る QRコードを読み取ります。 Step 2 | 通報フォームへアクセス 【今すぐ報告】から報告して下さい。 Step 3 | 通報フォームに報告内容を入力する（AIオートフィル機能付き） はじめに、出来事の内容をできる範囲で詳しく入力してください。※例文は入力開始時に自動で消えます。 入力が完了したら、【入力内容から他の項目を自動入力】ボタンをクリックしてください。AIオートフィル機能により、関連する以下の項目が自動入力されます。 STEP4 | 内容を確認して送信 AIオートフィル機能で表示された内容をご確認のうえ、必要に応じて内容を修正し、詳細をご記入ください。 報告内容をご確認いただき、内容に誤りがなければ「提出」ボタンをクリックしてください。 ※報告内容の訂正は、提出後30分以内に限り可能です。提出後は必ず報告内容をご確認ください。 STEP5 | 報告内容の再確認 画面内の「報告内容の確認」をクリックしてください。 報告内容は以下のように表示されます。

通報完了後に必ず行ってください

【重要】 通報者ポータル識別子・アクセスコードの保存について 報告の送信完了後、以下の完了画面が表示されます。 識別子とアクセスコードの再発行はできません。 必ずスクリーンショットを取得し、安全な場所に保存してください。 なぜ再発行できないのか 本ポータルは、通報者の秘匿性を最大限に確保するための設計となっています。 ・通報者の個人情報を取得しない仕組み ・運営側でも通報者を特定できない匿名設計 ・第三者による不正アクセス防止 これらを実現するため、識別子とアクセスコードの再発行や照会はできない仕様となっています。

通報者ポータルの使い方

1、進捗状況 画面内の「報告を見る」をクリックしてください。 進捗状況の確認や、内部通報対応担当者との安全なチャットでのやり取りが可能です。ご自身の声がきちんと届いていることを、こちらで確認できます。 お控えいただいている「ケース識別子」と「アクセスコード」を入力してください。報告詳細を確認できます。 2、担当者からのメッセージ確認 報告詳細確認画面の最下部には、担当者とのメッセージ欄があります。 担当者から送信されたメッセージは本欄に表示され、利用者は同画面から返信することで担当者とやり取りを行うことができます。 3、証拠や資料のアップロード 追加の情報、証拠、資料をここからアップロードできます。 ここをクリック、またはファイルをドラッグ&ドロップしてください。 4、内容の修正 報告内容の編集可能期限は、報告完了から30分間です。 30分を経過した後に修正をご希望の場合は、担当者へメッセージにてご連絡ください。

担当者とのやり取り

担当者とのやりとり 報告詳細確認画面のメッセージ欄から、担当者と双方向でやりとりを行うことができます。担当者からの連絡は本画面に表示され、同画面上から返信が可能です。 ■ 通報内容の確認について 通報内容は必ず担当者が確認し、必要に応じてメッセージにてご連絡いたします。内容により、事実確認のため追加の情報提供をお願いする場合があります。 ■ 匿名でのやりとりについて 匿名で通報された場合でも、本システム上で継続して担当者とメッセージのやりとりを行うことが可能です。やりとりの過程で、通報者の個人情報が開示されることはありません。 ■ 返信について 通報内容の性質や確認状況により、回答までに時間を要する場合があります。公正かつ慎重に対応するためのものですので、あらかじめご了承ください。 ■ 不利益な取扱いの禁止 通報を行ったことを理由として、不利益な取扱いを受けることはありません。万が一、そのような事実があった場合は、速やかにメッセージ欄よりご連絡ください。 ■ メッセージ履歴について 担当者とのやりとりはシステム上に保存され、いつでも確認することができます。追加の補足や修正がある場合も、メッセージ欄からご連絡ください。

よくある質問

よくある質問（FAQ） Q. 匿名でも本当に大丈夫ですか？ A. はい。匿名のまま通報および担当者とのメッセージのやりとりが可能です。やりとりの過程で、通報者の個人情報が開示されることはありません。 Q. 上司や同僚に知られることはありませんか？ A. 通報内容および通報者情報は、限られた担当者のみが取り扱います。通報したことが所属部署や上司へ自動的に通知されることはありません。 Q. 調査にはどれくらい時間がかかりますか？ A. 内容や確認事項の状況により異なります。公正かつ慎重に対応するため、一定の確認期間を要する場合があります。 Q. 返信が来ないのですが、放置されていませんか？ A. 通報内容は必ず確認されています。事実確認に時間を要する場合がありますが、必要に応じて担当者より連絡いたします。不安な場合はメッセージ欄からお問い合わせください。 Q. 取り下げはできますか？ A. 取り下げを希望される場合は、メッセージ欄より担当者へご連絡ください。なお、状況により調査を継続する場合があります。 Q. 内容を修正したい場合はどうすればよいですか？ A. 報告内容の編集可能期間は、報告完了から30分間です。編集可能期間を過ぎている場合は、メッセージ欄より担当者へ修正内容をご連絡ください。 Q. 実名で通報した場合、誰まで知られますか？ A. 必要最小限の範囲でのみ情報が共有されます。通報者の保護を最優先に取り扱われます。 Q. 調査結果は教えてもらえますか？ A. 調査の結果については、可能な範囲でお知らせします。ただし、個人情報や守秘義務の観点から詳細をお伝えできない場合があります。 Q. 通報したことで不利益を受けませんか？ A. 通報を理由とする不利益な取扱いは禁止されています。そのような事実があった場合は、速やかにご連絡ください。 Q. 証拠がなくても通報できますか？ A. はい。現時点で把握している事実や気づいた点をご記載ください。確認は担当者が行います。 Q. 相談だけでも利用できますか？ A. はい。正式な通報でなくても、不安や疑問がある場合はご相談いただけます。 Q. メッセージの履歴は残りますか？ A. はい。やりとりはシステム上に保存され、いつでも確認できます。 Q. 間違って送信してしまった場合はどうなりますか？ A. 速やかにメッセージ欄より担当者へご連絡ください。